Co oznacza odpowiedzialność użytkownika
W ramach odpowiedzialności użytkownika holenderski urząd skarbowy (Belastingdienst) może dochodzić od użytkownika podatków od wynagrodzeń, które agencja powinna była odprowadzić za udostępnionych pracowników. Chodzi o podatek od wynagrodzeń, składki na ubezpieczenia powszechne i pracownicze oraz zależną od dochodu składkę na ubezpieczenie zdrowotne (Zvw).
Odpowiedzialność obejmuje także podatek VAT należny od agencji z tytułu udostępniania pracowników. Jeśli agencja nie zapłaci VAT, użytkownik również może zostać do tego wezwany.
Odpowiedzialność ta wynika z ustawy i obowiązuje niezależnie od tego, co strony ustalą między sobą w umowie. Klauzula, w której agencja oświadcza, że wszystko rzetelnie odprowadza, nie chroni Cię wobec urzędu skarbowego.
Jak konto G ogranicza Twoje ryzyko
Konto G (G-rekening) to zablokowany rachunek bankowy agencji pracy. Agencja może używać środków z tego rachunku wyłącznie do zapłaty podatków od wynagrodzeń i VAT albo do przelewu na konto G innej firmy w łańcuchu.
Jako użytkownik przelewasz część każdej faktury na konto G, a resztę na zwykły rachunek. Kwota wpłacona na konto G jest traktowana jako zapłata zobowiązania podatkowego. Za tę część co do zasady nie możesz już zostać pociągnięty do odpowiedzialności.
Procent jest zwykle podany na fakturze. Upewnij się, że przelewasz właściwą kwotę z podaniem numeru faktury, aby później łatwo wykazać, która wpłata dotyczy której faktury.
Uwaga: wpłata na konto G ogranicza Twoje ryzyko, ale nie we wszystkich przypadkach całkowicie je wyklucza. Liczy się też kompletna dokumentacja i staranny wybór agencji. Dokładne zasady znajdziesz na stronie urzędu skarbowego (Belastingdienst).
Work4you! pracuje z kontem G i na każdej fakturze podaje podział kwoty. Agencja z certyfikatem SNA daje użytkownikowi dodatkowe bezpieczeństwo; nasza certyfikacja SNA (NEN 4400-1) jest w trakcie uzyskiwania. Do tego czasu najważniejszym zabezpieczeniem jest konto G.
Dokumenty, które przechowujesz co kwartał
Dobra dokumentacja robi różnicę, jeśli kiedykolwiek pojawią się pytania. Co kwartał przechowuj przynajmniej zaświadczenie o terminowości płatności (verklaring betaalgedrag) agencji. Urząd skarbowy potwierdza w nim, czy agencja wywiązuje się ze swoich zobowiązań płatniczych. Work4you! dostarcza to zaświadczenie co kwartał.
Przechowuj też aktualny odpis z rejestru handlowego Izby Handlowej (KvK), aby wiedzieć, z jaką osobą prawną prowadzisz interesy. Zapisz również status certyfikatów, na przykład wydruk z rejestru lub pisemne potwierdzenie trwającego wniosku.
Do dokumentacji należy też zestawienie zatrudnionych pracowników wraz z weryfikacją tożsamości oraz, w razie potrzeby, zezwolenia na pracę lub statusu pobytowego. Dokumentację zamyka ewidencja godzin z zatwierdzonymi przez Ciebie godzinami w każdym tygodniu. Faktury i potwierdzenia płatności, w tym wpłaty na konto G, przechowuj razem.
Weryfikacja tożsamości i zezwolenia na pracę
Niezależnie od podatków użytkownik współodpowiada też za legalność zatrudnienia. Jeśli ktoś pracuje bez ważnego zezwolenia na pobyt lub pracę, może to skończyć się grzywną. Weryfikację przeprowadza agencja, ale warto udokumentować, że została wykonana.
Dlatego poproś agencję o potwierdzenie dla każdego pracownika, że jego dokument tożsamości został sprawdzony i skopiowany. Pierwszego dnia pracy poproś też sam o okazanie dokumentu, aby mieć pewność, że osoba na hali to ta sama osoba co na liście.
Co jeszcze możesz zrobić
Współpracuj tylko z agencjami, które są otwarte w kwestii swojej administracji. Zapytaj o członkostwo w NBBU, stosowany układ zbiorowy (cao) i o to, jak wynagrodzenie na poziomie użytkownika jest ustalane. Agencja, która płaci właściwe wynagrodzenie, jest mniej narażona na dodatkowe wymiary podatku.
Pamiętaj też, że przepisy się zmieniają. Wraz z wprowadzeniem Wtta pojawi się obowiązek dopuszczenia dla agencji udostępniających pracowników. Jeśli chcesz wiedzieć, jak Work4you! to organizuje, zajrzyj na stronę dla zleceniodawców.