Wat inlenersaansprakelijkheid betekent
Bij inlenersaansprakelijkheid kan de Belastingdienst de inlener aanspreken voor loonheffingen die het uitzendbureau over de ingeleende medewerkers had moeten afdragen. Het gaat om loonbelasting, premies volksverzekeringen en werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
Daarnaast geldt de aansprakelijkheid ook voor de omzetbelasting die het bureau over de uitlening verschuldigd is. Betaalt het bureau zijn btw niet, dan kan de inlener daar dus ook op worden aangesproken.
De aansprakelijkheid is wettelijk geregeld en geldt ongeacht wat u onderling in een contract afspreekt. Een clausule waarin het bureau verklaart alles netjes af te dragen, beschermt u niet tegenover de Belastingdienst.
Hoe de G-rekening uw risico beperkt
Een G-rekening is een geblokkeerde bankrekening van het uitzendbureau. Het bureau kan het geld op die rekening alleen gebruiken om loonheffingen en omzetbelasting te betalen, of om het over te maken naar de G-rekening van een ander bedrijf in de keten.
Als inlener maakt u een deel van elke factuur over naar de G-rekening en de rest naar de gewone rekening. Het bedrag dat u op de G-rekening stort, geldt als betaling van de belastingschuld. Voor dat deel kunt u in beginsel niet meer aansprakelijk worden gesteld.
Het percentage staat meestal op de factuur vermeld. Zorg dat u het juiste bedrag overmaakt, met een verwijzing naar het factuurnummer, zodat later eenvoudig aan te tonen is welke storting bij welke factuur hoort.
Let op: de storting op de G-rekening beperkt uw risico, maar sluit het niet in alle gevallen volledig uit. Ook een volledig dossier en een zorgvuldige keuze van het bureau tellen mee. De precieze regels vindt u bij de Belastingdienst.
Work4you! werkt met een G-rekening en zet de verdeling op elke factuur. Een uitlener met een SNA-keurmerk biedt de inlener extra zekerheid; onze SNA-certificering (NEN 4400-1) is in aanvraag. Tot die tijd is de G-rekening de belangrijkste waarborg.
Documenten die u per kwartaal bewaart
Een goed dossier maakt het verschil als er ooit vragen komen. Bewaar per kwartaal in elk geval de verklaring betaalgedrag van het bureau. Daarin verklaart de Belastingdienst of het bureau zijn betalingsverplichtingen nakomt. Work4you! levert die verklaring elk kwartaal aan.
Bewaar daarnaast een recent uittreksel uit het handelsregister van de KvK, zodat u weet met welke rechtspersoon u zaken doet. Leg ook de status van certificeringen vast, bijvoorbeeld een uitdraai van het register of een schriftelijke bevestiging van een lopende aanvraag.
Verder hoort er een overzicht bij van de ingezette medewerkers, met de controle van identiteit en waar nodig van de tewerkstellingsvergunning of verblijfsstatus. De uren-administratie, met de door u goedgekeurde uren per week, sluit het dossier af. Facturen en betalingsbewijzen, inclusief de stortingen op de G-rekening, bewaart u bij elkaar.
Identiteit en werkvergunning controleren
Los van de belastingen is de inlener ook medeverantwoordelijk voor legale arbeid. Werkt er iemand zonder geldige verblijfs- of werkvergunning, dan kan dat leiden tot een boete. Het bureau doet de controle, maar het is verstandig vast te leggen dat die is uitgevoerd.
Vraag het bureau daarom om een bevestiging per medewerker dat het identiteitsbewijs is gecontroleerd en gekopieerd. Laat u op de eerste werkdag ook zelf het identiteitsbewijs tonen, zodat de persoon op de vloer dezelfde is als op de lijst.
Wat u verder kunt doen
Werk alleen met bureaus die openheid geven over hun administratie. Vraag naar het NBBU-lidmaatschap, de toegepaste cao en de manier waarop de inlenersbeloning wordt vastgesteld. Een bureau dat de juiste beloning betaalt, loopt minder kans op naheffingen.
Houd er ook rekening mee dat de regels veranderen. Met de invoering van de Wtta komt er een toelatingsplicht voor uitleners. Wilt u weten hoe Work4you! dit regelt, kijk dan op de pagina voor opdrachtgevers.